Perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi barang sebagai produk yang dijual harus selalu memperhatikan stok ketersediaannya. Persediaan adalah satu aktiva perusahaan yang penting sebab transaksi penjualan berkaitan erat dengan stok persediaan yang ada di gudang penyimpanan. Dengan demikian, aplikasi persediaan barang dari fitur Jurnal menjadi sangat penting penggunaannya.
Pelaku usaha harus memastikan bahwa stok persediaan barang tersedia ketika pembeli membutuhkan barang tersebut. Tak hanya itu, pelaku usaha juga harus melakukan kontrol stok persediaan sampai akhir periode supaya tidak banyak tersisa karena bisa menyebabkan pemborosan biaya. Dengan demikian pengelolaan menjadi tidak efektif. Apabila hal demikian terjadi maka bisa berakibat pada kerugian perusahaan.
Lantas bagaimana cara melakukan kontrol ketersediaan barang supaya bisnis bisa berjalan dengan lancar? Yuk simak uraian secara lengkap di bawah ini.
Menilai stok persediaan yang dimiliki perusahaan
Hal yang pertama perlu dilakukan adalah menilai stok persediaan yang dimiliki perusahaan. Sebelum menilai stok persediaan, pastikan telah membuat daftar stok barang. Adanya daftar stok barang ini akan memudahkan dalam menilai persediaan barang yang ada. Dengan daftar stok barang ini juga bisa mengatur tempat penyimpanan barang supaya lebih efisien.
Tersedianya rak khusus yang memisahkan berdasarkan kategori barang akan sangat membantu dalam menemukan dan menyimpan barang. Kemudian, yang perlu dilakukan adalah menghitung dan mencatat data persediaan secara akurat. Ini bisa dilakukan dengan menggunakan sistem manual maupun komputer.
Memberikan kode pada setiap barang
Memberikan kode pada setiap barang akan sangat membantu dalam mengetahui dan menemukan barang secara spesifik dengan lebih cepat dan mudah. Kode yang diberika adalah kewenangan dari masing-masing perusahaan. Pada umumnya kode yang sering kali diberikan untuk produk seperti warna, kode huruf atau angka, dan lain sebagainya.
Perusahaan juga bisa menggunakan barcode sebagai kode barang. Barcode ini nantinya bisa dipindai menggunakan scanner dan sistem bisa melacak keberadaan barang. Dengan demikian waktu akan lebih efisien dan efektif.
Apabila tidak ada kode barang, maka akan mengalami kesulitan ketika mencari barang di gudang secara cepat. Selain itu akan repot ketika harus menghafal nama barang yang banyak.
Melakukan stok opname secara teratur dan rapi
Gudang bukanlah tempat yang aman meskipun di sana ada petugas yang menjaga. Seringkali di gudang terdapat kejadian yang tidak diharapkan seperti barang rusak, hilang, maupun dipindahkan tanpa adanya pemberitahuan lebih dulu. Kondisi demikian akan terdapat perbedaan antara informasi jumlah barang yang ada dengan yang ada di catatan.
Apalagi bila jumlah stok persediaan barang yang ada di gudang dalam jumlah yang besar. Oleh karenanya penting untuk melakukan stok opname secara teratur. Tujuannya agar perusahaan mengetahui catatan dengan fisik barang yang tersedia d gudang jumlahnya benar dan mengetahui barang di gudang yang rusak ataupun hilang secara periodik.
Menggunakan aplikasi pengelolaan stok barang
Melakukan pengelolaan dan kontrol barang di gudang dalam jumlah yang besar tidaklah mudah. Tentu akan sangat repot apabila hanya mengandalkan bolpoin dan kertas saja. Cara ini sangat rawan apabila terjadi kesalahan dalam prosesnya. Dan pengecekan pun akan memerlukan waktu yang sangat lama. Nah kini perusahaan bisa menggunakan bantuan aplikasi dalam mengatur dan mengontrol stok persediaan barang di gudang loh.
Salah satu aplikasi stok barang adalah aplikasi persediaan barang dari fitur Jurnal. Jurnal adalah salah satu software akutansi online yang bisa membantu mengelola persediaan barang. Dengan menggunakan Jurnal, perusahaan bisa mengontrol pergerakan stok barang. Tak hanya itu, perusahaan bisa melihat arus keluar masuk barang, laporan stok barang yang up to date dan real time. Sistem ini akan mengintegrasikan data stok persediaan kepada bagian lain seperti pembelian, penjualan, dan laporan keuangan.